TAHAP ANALISA DAN RANCANGAN AKUNTANSI

Kumpulan Materi - Tahap ini merupakan penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan merangncang sistem baru atau memperbarui yang sudah ada. Selama tahap analisis, perancang sistem terus bekerja sama dengan manajer dan komiter pengarah sistem informasi untuk terlibat dalam hal-hal yang penting, misalnya:

• Mengumumkan penelitian sistem pengawai agar terdapat kerja sama yang baik pekerja serta menghilangkan kekhawatiran atas perubahan-perubahan yang akan dialami.
• Mengorganisasikan tim proyek dengan melibatkan sebanyak mungkin peran pegawai dalam proyek.
• Mengidentifikasi kebutuhan informal dengan terliat dalam wawancara perorangan, pengamatan, pencarian catatan, dan survei biasanya wawancara perorangan lebih disukai.
• Mengidentifikasikan kriteria kinerja sistem dengan menspesifikasiken secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem
• Menyiapkan usulan, rancangan dengan memberikan kesempatan kepada manajer untuk meneruskan atau menghentikan proyek. Dalam hal ini manajer perlu menyetujui tahap rancangan dan dukungan bari keputusanitu sendiri.
• Menyetujui atau menolak rancangan proyek yang merupakan langkah berikutnya. Jika disetujui, bisa saja dilakukan perubahan analisis atau ditolak sama sekali.

ada beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam tahap analisa, yaitu (1) menentukan kebutuhan informasi. (2) melakukan survey, dan (3) menyusun cara pemenuhan kebutuhan informasi dan cara memecahkan masalah. Berikut ini penjelasan dari masing-masing langkah tersebut.

a. Menentukan kebutuhan informasi

Dalam langkah ini menyusun sistem harus bisa memperoleh informasi tentang apa saja yang perlu dihasilkan dari sistem infomasi. Dalam hal ini perlu dipastikan informasi apa saja yang dibutuhkan oleh direksi, manajer, kepala bagian, kepala seksi, dan lain sebagainya. Kebutuhan informasi in ierat kaitannya dengan fungsi dari setiap level manajemen sehingga bagi penyusun sistem akan lebih mudah untuk memenuhi kebutuhan informasi ini bila ia mengetahui fungsi manajemen.

b. Melakukan survey

Setelah dapat menentukan kebutuhan informasi, baik untuk perecanaan maupun untuk pengawaan, akan dilakukan langkah kedua, yaitu mengadakan penelitian (survey) terdapat sistem informasi yang sedang berjalan. Survey ini dilakukan untuk memperoleh gambaran lengkap mengenai kebaikan dan kelemahan sistem yang berlaku sehingga dapat direncanakan perbaikan-perbaikan untuk menghilangkan kelemahan yang ada.

c. Menyusun cara pemenuhan kebutuhan informasi

Langkah ini merupakan langkah terakhir dalam tahap analisa sistem. Sesudah konsultan manajemen selesai mengumpulkan informasi tentang sistem yang berlaku dan mengetahui masalah yang ada dalam sistem informasi yang berlaku, direncanakan cara-cara untuk memecahkan masalah yang ada. Berbagai kemungkinan perbaikan dapat dipilih oleh manajemen, tergantung pada preferensi manajemen. Misalnya, sistem yang sedang berlaku menggunakan cara manual dalam memproses datanya. Bila konsultan mengusulkan penggunaan komputer, belum tentu usulan ini diterima oleh manajemen. Akibatnya, konsultan harus membuat usulan perbaikan sistem secara manual. Mungkin juga yang terjadi sebaliknya, konsultan mengusulkan tetap menggunakan cara manual, tetapi manajemen menghendaki penggunaan komputer.

Tahap rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Langkah-langkah dalam tahap rancangan ini dapat mengikuti pedoman di bawah ini.

• Menyiapkan rancangan yang rinci mengenai data, proses, dan laporan yang akan dibuat dengan pendekatan atas-bawah maupun bawah-atas.
• Mengidentifikakan, mengevaluasi, dan memilih berbagai alternatif pilihan rancangan yang sekiranya dapat dijadikan pertimbangan untuk dipakai dan dapat dipilih yang paling baik.
• Menyiapkan usulan peneriapan yang mengkhatisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan, dan biayanya.
• Menyetujui atau menolak penerapan, biasanya mempertimbangkan antara manfaat dan biaya

Secara teknik ada beberapa langkah yang perlu dilakuan dalamtaap rancangan sistem informasi, yaitu sebagai berikut:

• Merancang bentu-bentuk dokumen keluaran
• Merancang bentuk-bentuk dokumen masukan.
• Merancang format file dan databasenya.
• Merancang program aplikasi.
• Merancang prosedur sistem flowerhart.
• Memilih komputer yang sesuai dengan kebutuhan
• Melakukan pelatihan personil sistem
• Membuat laporan.

Sumber: Tata Sutabri. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi. (Hal. 25-28)