Kumpulan Materi - Pengembangan sistem seharusnya mendapat perhatian yang sama besarnya dalam perencanaan sebagaimana proyek-proyek besar lainnya, seperti pengembangan produk baru atau konstruksi pabrik baru. Keuntungan dari merencanakan pengembangan sistem ini adalah dapat menghasilkan suatu lingkup proyek yang jelas, mengenali berbagai area permasalahan yang potensial, dapat mengatur urutan tugas yang jelas, serta memberikan dasar untuk mengendalian. Oleh karenanya, manajemen menginvestasikan waktu dalam perencanaan ini dengan harapan akan memperoleh hasil dalam siklus hidup sistem.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap perencanaan ini dimulai dari adanya masalah atau peluang. Dilanjutkan dengan mengidentifikasikan masalah tersebut, menentukan tujuan dari sistem yang akan dibuat, mengidentifikasikan kendala-kendala yang akan dihadapi serta melakukan studi kelayakan. Jika menurut hasil studi kelayakan dinyatakan bahwa pengembangan sistem ini layak, maka proses dilanjutkan dengan mempersiapkan usulan sistem yang pada tahap selanjutnya dapat saja usulan sistem ini ditolak. Jika usulan sistem diterima, proyek akan dilanjutkan dengan tahap penelitian. Diperlukan beberapa tahap pekerjaan untuk menyusun sistem informasi akuntansi bagi suatu organisasi bila digunakan pendekatan teori sistem, yaitu:
a. Tahap analisa
Tahap ini dilakukan untuk memperoleh informasi tentang sistem yang sedang berlaku. Informasi yang dikumpulkan terutama mengenai kelebihan dan kekurangan sistem yang berjalan. Kelebihan dan kekurangan ini meliputi beberapa aspek seperti kualitas informasi yang dihasilkan, distribusi informasi ke pemakai, pengawasan yang tercakup dalam sistem, biaya pengerjaan sistem, dan lain sebagainya. Tahap ini merupakan tanggungjawab untuk pengembangan rancangan umum aplikasi-aplikasi sistem. Proses analisis sistem harus bekerja sama dengan pemakai untuk mendefinisikan kebutuhan informasi spesifik mereka. Kebutuhan tersebut kemudian dikomunikasikan ke fungsi atau tahap peranganan sistem.
b. Tahap rancangan
Tahap ini dilakukan untuk menyusun sistem informasi yang baru. Perancangan sistem ini terutama ditujukan untuk menghitungkan kekurangan atau kelemahan sistem yang sedang berjalan dan meningkatkan kelebihan sistem lama. Paling tidak, sistem baru tidak akan menghilangkan kelebihan-kelebihan yang ada. Dalam tahap ini juga direncanakan dan dilakukan pemilihan komputer yang akan digunakan. Selain itu, tahap ini merupakan formulasi spesifik rinci dari sistem yang akan diusulkan.
Terdapat tiga tahap secara umum dalam perancangan sistem. Tahap pertama adalah evaluasi rancangan alternatif dari sistem yang diusulkan. Rancangan-rancangan alternatif harus dilihat satu persatu, diuraikan, dan dievaluasi dengan menggunakan kriteria atau analisa biaya dan manfaatnya. Tahap kedua perancangan sistem adalah penyajian spesifikasi rancangan rinci. Perancang harus bekerja mundur dari keluaran yang diinginkan ke masukan yang dibutuhkan. Format-format laporan, struktur data, dan langkah-langkah pemrosesan harus diidentifikasikan. Tahap ketiga dari perancangan sistem adalah penyajian laporan perancangan sistem. Laporan ini harus mencakup semua hal yang penting untuk mengimplementasikan sistem yang diusulkan.
c. Tahap penerapan
Tahap penerapan adalah tahap memasang sistem informasi yang baru diperusahaan. Tahap ini dilakukan untuk menggantikan sistem informasi yang lama dengan sistem informasi yang baru. Langkah implementasi akan berbeda dari satu sistem ke sistem lainnya. Untuk hal itu, diperlukan pelatihan karyawan. Barangkali peralatan baru harus dibeli dan dipasang. Seringkali sistem baru membutuhkan pengubahan atau pemutusan operasi dari sistem yang lama. Secara umum, harus ada rencana formal untuk implementasi. Penggunaan teknik manajemen proyek penting untuk mengendalikan aktivitas implementasi. Jika sistem telah diimplementasim, harus ada tindak lanjut resmi dan evaluasi sistem baru. Tindak lanjut ini harus mencakup komentar pemakai.
d. Tahap penggunaan
Tahap ini adalah dimulainya penggunaan sistem informasi baru untuk mengolah data dan perencana sistem melakukan pengawasan untuk dapat mengikuti pelaksanaan sistem informasi yang baru. Pengawasan ini dilakukan untuk menentukan apakah sistem informasi yang baru sudah dapat menghilangkan kelemahan-kelemahan yang ada dalam sistem lama dan apakah sistem informai yang baru dapat meningkatkan kelebihan yang ada dalam sistem lama.
Keempat tahap diatas membentuk siklus kehidupan sistem informasi baru, yaitu urut nomor satu sampai keempat, kemudian kembali lagi ke tahap pertama dan begitu seterusnya. Siklus ini dalam kenyataannya dapat terjadi sebagai berikut: jika ditemukan suatu masalah dalam sistem yang sedang berjalan, maka dilakukan analisa untuk mengetahui sebab timbulnya masalah tersebut. Setelah tahap analisa ini selesai, maka direncanakan revisi sistem agar dapat menghilangkan masalah itu. Tahap berikutnya adalah menghilangkan design yang udah dibuat, melaksanakannya, dan melakukan pengawasan pelaksanaan untuk mengetahi apakah revisi yang dibuat itu dapat menghilangkan kelemahan yang ada. Siklus ini akan terjadi lagi kalau timbul masalah lag dalam sistem informasi akuntansi yang digunakan diperusahaan tersebut.
Sumber: Tata Sutabri. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi. (Hal. 23-25)
0 komentar:
Posting Komentar