RANCANGAN ORGANISASI

Ada tiga rancangan (design) organisasi yang umum, yaitu rancangan dengan struktur sederhana, rancangan organisasi birokrasi (bureaucracy), dan organisasi dengan struktur matriks.

Rancangan Organisasi 

Dengan struktur yang sederhana ditandai oleh departemenalization yang sedikit, span of control yang lebar, kewenangan di pegang terpusat pada satu orang, dan formulasi sedikit. Rancangan ini biasanya dapat ditemukan pada organisasi usaha yang kecil, dimana pimpinannya juga menjadi pemilik. Misalnya pedagang-pedagang batik, usaha menjahit pakaian. Perusahaan yang formalisasinya sedikit dinamakan juga organisasi organik, sedangkan perusahaan yang banyak formalisasinya disebut organisasi mekanistik. Rancangan dengan struktur sederhana kekuatannya terletak pada ksederhanannya. Mampu bertindak cepat, lentur dan tidak mahal dalam pemeliharaannya. Jika usahanya berkembang besar, maka struktur yang sederhana ini tidak dapat dipertahankan. Jumlah pegawai sampai 50-100 orang sulit bagi pemilik untuk mempertahankan struktur sederhana ini.

Birokrasi

Birokrasi adalah satu struktur dengan tugas-tugas yang beroperasi sangat rutin dicapai melalui spesialisasi. Pelaksanaan tugas-tugas administrasi kepegawaian misalnya, tugas perhitungan penggajian setiap bulan ditambah dengan tambahan insentif yang dihitung berdasarkan peraturan-peraturan tertentu, yang telah diformalisasi, merupakan tugas rutin yang setiap bulan harus dlakukan. Disamping itu dapat ditemukan tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam bagian-bagian fungsional tertentu, misalnya bagian produksi, bagian distribusi, bagian keuangan, bagian akuntasi dan sebagainya. Kewenangannya terpusat, span of control sempit, proses pengambilan keputusan mengikuti rantai komando. Pengambilan keputusan pada tingkat organisasi yang rendah harus diminta persetujuan oleh atasan sesuai dengan rantai komando. Misalnya, persetujuan untuk mencetak formulir laporan keuangan di percetakan tertentu dimintakan izin dan persetujuannya melalui kepala departemen, kepada divisi dan akhirnya direktur. Kekuatan utama dari organisasi berstruktur birokrasi terletak dalam kemampuannya untuk melakukan kegiatan-kegiatan yang distandardisasi dengan cara yang sangat efisien (misalnya, penyusunan laporan keuangan setiap bulan). Selanjutnya dalam organisasi birokrasi dapat bekerja tenaga-tenaga yang tidak perlu highly talented, karena pelaksanaan tugas sudah mengikuti peraturan-peraturan yang telah diformalisasi dan distandardisasi. Tidak ada kebutuhan akan tenaga-tanaga pengambilan keputusan yang berpengalaman dan inovatif di bawah tingkat eksekutif senior. Adanya bagian-bagian dengan spesialisasi tertentu, yang berfungsi di bidang dapat menimbulkan konflik antarbagian. Robins (1998) memberi gambaran dari dialog yang terjadi antara empat eksekutif. “tahu nggak, tidak akan terjadi sesuatu di tempat ini sampai kita memproduksi sesuatu”, kata ekskutif produksi. Manajer penelitian dan pengembangan berkomentar. “Salah tidak terjadi sesuatu di sini sampai kami merancang sesuatu.” Eksekutif pemasaran membantah, “tidak terjadi seuatu di sini sampai kami menjual sesuatu”. Manajer akunting menjawab, “tidak peduli apakan anda mempruduksi, merancang, atau menjual, tidak akan ada yang tahu apa yang terjadi sebelum kami memasukkan hasil-hasilnya dalam laporan pembukuan kami.” Kelemahan yang lain dari birokrasi adalah hasrat pada pegawai untuk bekerja menurut aturan-aturan yang ada. Jika timbul masalah yang tidak dapat diselesaikan sesuai dengan peraturan-peraturan yang berleku, maka persoalan akan tetap ada dan tidak diselesaikan, atau diselesaikan tidak tept. Dapat terjadi juga bahwa untuk mengurus surat izin misalnya, karena harus melewati berbagai meja pejabat sebelum sampai kepada yang berwenang memberi izin, baru setelah waktu lama kita dapatkan izin yang kita perlukan. Sebagai salan satu akibat terjadilah penyuapan pejabat agar surat izin dapat cepat diperoleh.

Struktur Matrik

Merupakan rancangan organisasi lain yang populer. Bila kedua rancangan organisasi di atas berlaku one man, one boss, setiap bawahan memiliki dua alasan. Pada struktur matriks, setiap bawahan memiliki dua alasan. Matriks mengkombinasi dua bentuk departementalisasi, yaitu fungsional dan produk. 

Struktur matriks dapat ditemukan dalam organisasi-organisasi periklanan, perguruan tinggi, tumah-rumah sakit, perusahaan konsultan manajemen dan sebagainya. Di fakultas Psikologi UI misalnya dosen dikelompokkan berdasarkan bidang keahlian kekhususan mereka masing-masing, sekaligus mereka menjadi dosen di program pendidikan yang berbeda-beda.

Kekuatan departementalisasi fungsional ialah mengelompokkan tenaga-tenaga ahli dari bidang tertentu dalam satu bagian, yang sekaligus dapat berfungsi untuk menghasilkan produk yang berbeda-beda (mangajar di program pendidikan yang berbeda-beda). Dengan demikian meminimalkan jumlah tenaga ahli. Ciri dari struktur matrik ialah tidak mengikuti konsep unity-of command (one man, one boss). Setiap tenaga ahli memiliki atasan kepala bagian dan koordinator program.

Kekuatan dari matriks terletak pada kemampuannya untuk melancarkan koordinasi jika organisasi memiliki kegiatan-kegiatan majemuk yang banyak dan yang saling tergantung.

Kelemahan dari struktur matrik terletak pada kebingungan yang diciptakan, kemungkinan merupakan sumber dari konflik kekuasaan, dan tekanan yang terletak pada individunya. Misalnya, kepala bagian memerlukan tenaganya untuk proyek penelitian, pada saat yang sama ia perlu mengajar di program studi S1 dan S2.

Sumber: Buku Psikologi Industri dan Organisasi. Asher Sunyato Munandar. Penerbit universitas indonesia (UI. Press). 2008